8  سرویس کم هزینه ی اشتراک گذاری فایل­، جهت افزایش کارایی تیم های کاری

نیاز به اشتراک گذاری فایل در فضای ابری، امروزه برای هر فردی  احساس میشه. و همچنین با توجه به اینکه تمرکز فعلی شرکت ها بر روی کار از راه دور است و مخصوصا اینکه با به وجود آمدن کرونا این دور کاری بیشتر شده است، اشتراک گذاری فایل ها بین اعضای یک شرکت  و اداره بخش مهمی از  کار آن ها تبدیل شده است. گرچه برخی از شرکت ها راه حل های سفارش شده ای برای این کار دارند که نیاز آن ها را برآورده می کند اما این راه حل ها هم سخت و پیچیده است و هم نیاز به امنیت سایبری و ورودی مدیریت فناوری اطلاعات دارد.

اشتراک گذاری فایل ها در فضای ابری باعث میشه که:

ü     در هر مکان و زمان که خواستید به فایلهاتون دسترسی داشته باشید.

ü     اگر روی هارد دیسک خود محدودیت فضا دارید میتوانید فایلهاتون رو در فضای ابری ذخیره نمایید.

ü     مشاغل مختلف با ذخیره سازی فایل ها در فضای ابری می توانند هزینه های خود را کاهش دهند، چون که فایل ها به طور مستقیم از طریق اینترنت به اشتراک گذاشته میشه ، دیگر نیازی به خرید تجهیزات و ماشین آلات گران قیمت برای ذخیره سازی ندارند.

ü     اگر فایل های خود را در فضای ابری ذخیره نمایید، در زمان خود صرفه جویی میکنید زیرا برای استفاده ی دیگران دیگر نیازی نیست که از وسایل انتقال فایل استفاده نمایید.

ü     با ذخیره سازی فایل ها در فضای ابری می توانی امنیت حفظ اطلاعات  خود را بالا ببری به این صورت که در صورت هر گونه خرابی و آتش سوزی و   از بین رفتن هارد دیسک و کامپیوتر خود ، فایل های خود را از دست نخواهی داد.

خوشبختانه، چندین سرویس رایگان و به راحتی در دسترس وجود دارد که مشاغل کوچک و افراد می توانند برای اشتراک گذاری فایل های خود استفاده کنند .برای انتخاب این سرویس ها از هشت کارآفرین شورای کارآفرینان جوان )YEC( کمک گرفته شد و از آنها سوال زیر پرسیده شد:

"به‌عنوان سرویس اشتراک‌گذاری فایل کم‌هزینه مورد علاقه‌تان که می‌تواند به راحتی توسط کل تیم استفاده شود، چه چیزی را پیشنهاد می‌کنید؟ این چگونه به افزایش کارایی کمک می کند؟"

چندین اعضای جامعه YEC سرویس های  زیر را پیشنهاد کردند و جملات زیر از زبان انها گفته شده است:

1.  آمازون درایو

 "Amazon Drive" یک سرویس اشتراک‌گذاری فایل کم‌هزینه است. مشتریان Prime می‌توانند فایل‌های ۵ گیگابایتی را به صورت رایگان ذخیره کنند، اما اگر به فضای بیشتری نیاز دارید، گزینه‌های متعددی تا ۱ ترابایت در دسترس دارند. برای بسیاری از مشاغل، 1 ترابایت، فضای کافی برای به اشتراک گذاشتن یادداشت های شرکت، مواد آموزشی و منابع است.

2.  وب سرویس های آمازون((AWS

برای کسب و کارهایی که محصولاتی را ایجاد می کنند که در آن داده های کاربران باید ذخیره و محافظت شوند، استفاده از پروتکل های قابل اعتماد بسیار مهم است. سرویس های وب آمازون گزینه خوبی برای هر کسب و کاری است، زیرا دارای امنیت داخلی است که می توانید با چند مرحله از آن پشتیبانی کنید. اگر تعداد زیادی مشتری دارید، این گزینه گران قیمت نیست. برای محافظت از داده های خود و به اشتراک گذاری محتوا، AWS یک ابزار قوی است.

3. آسانا

ما از Asana برای همکاری و به اشتراک گذاری فایل با تیم خود استفاده می کنیم. این یک راه آسان برای به روز رسانی و به اشتراک گذاری فایل هایی است که با Google Drive و Dropbox یکپارچه می شوند. نسخه های رایگان و پولی این برنامه وجود دارد. نسخه رایگان برای آنچه تیم ما نیاز دارد کافی است.

4. دراپ باکس

Dropboxبرای تیم ما عالی کار کرده است. مقرون به صرفه است، و با الگوی  Dropbox می توانید الگوهایی ایجاد کنید که توسط هر عضو تیم، در هر مکان و در هر زمان برای ایجاد اسناد جدید استفاده شود.

5. Droplr

ما اغلب از ابزارهای اسکرین شات به عنوان بخشی از کار خود استفاده می کنیم. ابزار اصلی ما Droplr است زیرا به طور یکپارچه به ما امکان می دهد اسکرین شات بگیریم و آنها را با تیم به اشتراک بگذاریم. همچنین مهم است که ما فضای ذخیره‌سازی ابری داشته باشیم تا بتوانیم از هر کجا به اسکرین‌شات‌ها دسترسی داشته باشیم و حتی در تلفن همراه روی آن کار کنیم. ما از Droplr راضی هستیم و می توانیم آن را به راحتی توصیه کنیم.

6.  گوگل درایو

تیم من و من به Google Drive سوگند یاد می کنیم. ما تیم بزرگی برای نوشتن و ویرایش محتوا برای انتشار در چندین سایت مختلف داریم، بنابراین این سرویس به اشتراک گذاری فایل مزایای متعددی را ارائه می دهد. نه تنها دارای یک مجموعه نرم‌افزار آفیس کامل است که در هر دستگاهی قابل دسترسی است، بلکه می‌تواند بازبینی‌ها را ردیابی کند و به چندین نفر اجازه دهد همزمان روی یک فایل کار کنند.

7. Slack

در حالی که Slack عمدتاً برای ارتباطات چت در بخش‌ها استفاده می‌شود، برای ذخیره و اشتراک‌گذاری فایل‌ها نیز عالی است. مخصوصاً برای شرکت‌های راه دور، داشتن راهی امن برای اشتراک‌گذاری محتوا مهم است. این کارایی را افزایش می دهد زیرا تیم ما در حال حاضر از Slack برای برقراری ارتباط استفاده می کند، بنابراین اشتراک گذاری فایل ها راحت تر از همیشه است.

8.  WeTransfer

منابع آنلاین رایگان زیادی وجود دارد که می توانید از آنها برای تبادل کارآمد فایل ها استفاده کنید و کل تیم می تواند از آنها استفاده کند. یکی از مناسب ترین آنها  WeTransfer است.  ابزار مفیدی است که انتقال فایل‌های مختلف را تسهیل می‌کند و بهره‌وری بیشتری را برای فرآیند به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین کارمندان به ارمغان می‌آورد.

 اگر تابحال از سرویس های اشتراک گذاری فایل در فضای اینترنت استفاده نکرده ای، همین حالا با یکی از این سرویس ها، عکس ها و فیلم ها و اطلاعات پایان نامه  و پروژه ی  خودت رو در فضای ابری ذخیره کن، تا خیالت از بابت همیشه دسترس بودن و از بین نرفتن آن ها راحت بشه.